Organizace v rámci malých firem je většinou jednoduchá a přehledná, díky tomu i pružnější v reakci na změny a v rozhodování. Hlavní kompetence a pravomoci si drží vlastník firmy, což ale vyžaduje jeho plné zapojení do chodu firmy. Musí mít informace o všech činnostech a musí být neustále plně k dispozici. Výsledkem jeho tvrdé práce je rostoucí firma a v určitém momentu už není v lidských silách majitele držet všechny činnosti u sebe. Potřebuje se věnovat strategickým záležitostem řízení, ale doslova se topí v operativě.

Pokud se začnou nějaké postupy řešit systematicky, většinou dojde nejdříve k volbě mzdového a účetního programu, objednávkového systému apod. Jak ale vyřešit organizaci ostatních úkolů a postupů tak, aby měl majitel i nadále o všem přehled, aby věděl, kdo a na čem pracuje v reálném čase a zejména, aby byly jasně definované kompetence a zodpovědnosti? Pořídit běžně dostupný produkt na trhu, tzv. krabicové řešení, které pravděpodobně nebude plně vyhovovat vašemu způsobu práce? Řešení na míru je ale finančně náročné. Existuje nějaká jiná varianta?

Mnoho firem v zahraničí i v ČR již objevilo Atlassian nástroje, zejména pak JIRA. Důvodem, proč po JIRA sahají zejména malé a střední firmy, je velká variabilita a konfigurovatelnost.

Proč JIRA?

JIRA je cenným nástrojem, který pomáhá řídit činnosti od začátku až do konce, včetně všech elementárních činností. Zamyslete se, kolik činností musíte v rámci své společnosti řídit. Finance, běžný provoz, marketing, HR, IT, nákup, atd. Každá činnost je stejná a zároveň jiná. Samozřejmě není účelem standardizovat všechny postupy ve firmě a vytvářet si umělou byrokracii.

V JIRA si sami můžete nadefinovat jaké aktivity a úkoly sledovat, můžete si je rozdělit do projektů podle činností a nastavit kroky, jakými budou úkoly zpracovány. Jednotlivé kroky lze omezit i nějakou podmínkou, například povolit tuto akci pouze uživatelům v určité skupině (manažeři, schvalovatelé, vedoucí oddělení, atd). Tento způsob vám umožní jasně definovat zodpovědnosti za jednotlivé kroky a postupy ve firmě. O všech aktivitách máte přesné a dohledatelné záznamy, žádné informace se neztratí.

Správná organizace úkolů je možná jen pokud máte k dispozici vhodné přehledy a reporty, na základě kterých se můžete rozhodovat. JIRA má integrovaný vyhledávací nástroj, který dokáže filtrovat úkoly v projektech na základě jakéhokoliv hlediska – např. termín, kdy se na úkolu naposledy pracovalo, kolik úkolů zbývá ještě dokončit atd. Navíc nabízí mnoho předpřipravených reportů a grafů, které můžete ihned využít. I zde si však můžete nakonfigurovat vlastní.

Ať už použijete JIRA v cloudu nebo budete mít instalaci na vlastním serveru, přístup budete mít díky moderní webové aplikaci nebo aplikaci v mobilním telefonu odkudkoli.

Co JIRA neumí

I ten nejlepší software není bez omezení a tvůrci tohoto řešení si to uvědomují. Nesnaží se tedy dodávat komplexní řešení, nýbrž základ, který je plně přízpůsobitelný každému uživateli. Díky tomu, si můžete funkce, které JIRA neumí, snadno doplnit z jiných zdrojů. Okolo Atlassin nástrojů totiž existuje rozsáhlá komunita firem, které vyvíjejí vlastní rozšíření a doplňky. Jejich přehled je veřejně dostupný na webové stránce Atlassian Marketplace. K dispozici je více než 1 300 takových rozšíření určených pouze pro JIRA, některá jsou zdarma a za jiné je třeba připlatit. Mezi nejoblíbenější doplňky patří pluginy řešící plánování, evidenci pracovní doby, sledování rozpočtů, nákladů a výnosů, či ziskovosti v reálném čase.

Péče o zákazníka

Je-li obor firmy zaměřen přímo na koncového zákazníka, pak pravděpodobně řešíte způsob, jakým s vámi mohou zákazníci komunikovat. JIRA lze pořídit i ve variantě Service Desk.

Zajištění efektivních pracovních procesů šetří čas a peníze. Atlassian nástrojům důvěřuje na 50 000 firem po celém světě.

Tento článek vyšel v IT Systems v příloze Small Business Solutions 2017.

Tomáš Páral

CEO

Odjakživa věřím, že sliby se musí plnit nejen o Vánocích, že tým je více jak jednotlivec, že nasazení a vůle vydržet odlišuje úspěšné od neúspěšných, že dlouhodobé vztahy založené na důvěře a loajalitě jsou výhodné pro obě strany. Jsem hrdý, že se nám společně daří budovat firmu, která ctí tyto hodnoty ve všem, co dělá. A nejen to. Navíc si skvěle rozumíme. V práci i mimo ni.

00420 737 543 936

tomas@morosystems.cz